CRM kurmak kolay, ekibin gerçekten kullanması zor. Satış ekibinin kaçmadığı, aksine kendiliğinden açtığı bir CRM için yedi pratik kural.
CRM projelerinin çoğu teknik olarak başarılı olur: sistem kurulur, ekranlar çalışır, raporlar güzel görünür. Sonra üç ay geçer ve satış ekibi yine eski deftere, WhatsApp’a ve hafızaya döner. Sorun genellikle yazılımda değil, yazılımın ekibe nasıl oturduğundadır.
İşte bir CRM’i ekibin gerçekten kullandığı bir araca çeviren yedi kural.
1. Veri girişini yarıya indirin
Bir alan zorunluysa, birinin o alanı her gün doldurması gerekir. Her zorunlu alan için şu soruyu sorun: “Bu bilgiyle bir karar veriyor muyuz?” Cevap hayırsa, alan ya isteğe bağlı olmalı ya da hiç olmamalı.
2. Bilgiyi olduğu yerden alın
Müşteri e-postayla yazdıysa, kaydı e-postadan oluşturun. Teklif PDF’i hazırlandıysa, CRM’e elle değil otomatik düşsün. Ekibin kopyala-yapıştır yaptığı her adım, CRM’den kaçmak için bir bahanedir.
3. Ekranı satışçının gözünden tasarlayın
Yönetici raporları önemlidir ama CRM’i her gün açan kişi satışçıdır. Ana ekran şu üç soruyu cevaplamalı:
- Bugün kimi aramalıyım?
- Hangi teklif cevap bekliyor?
- Hangi müşteri bir süredir sessiz?
4. Satış hattını gerçekle eşleştirin
Aşamalar ekibin kullandığı kelimelerle adlandırılmalı. Eğer ekip “numune gönderildi” diyorsa, aşamanın adı “Nitelikli fırsat” değil “Numune gönderildi” olmalıdır.
5. Mobil, masaüstü kadar önemli
Satış çoğu zaman masa başında değil, yolda, fuarda, müşterinin kapısında olur. Görüşme notu otuz saniyede telefondan girilemiyorsa, hiç girilmeyecektir.
6. İlk günden bir kazanç gösterin
CRM’in ekip için ilk getirisi yönetici raporu değil, unutulan bir teklifin hatırlatılması olmalı. “Sistem bana 12.000 liralık bir teklifi hatırlattı” cümlesi, eğitim sunumlarından çok daha ikna edicidir.
7. Küçük başlayın, sık dinleyin
İlk sürümü küçük tutun, ekiple iki haftada bir kısa bir geri bildirim toplantısı yapın ve en çok şikâyet edilen şeyi düzeltin. İnsanlar, sözünün dinlendiğini gördükleri araçları sahiplenir.
Kimsenin kullanmadığı bir CRM, çok pahalı bir adres defteridir.
Peki ya teknik taraf?
CRM’i işletmenin geri kalanına bağlamak da benimsemeyi hızlandırır: teklif onaylandığında ERP’de sipariş açılması, fatura kesildiğinde müşteri kartının güncellenmesi gibi. Bu bağlantıların nasıl kurulduğunu CRM mi ERP mi? yazısında anlatmıştım.